Bevittning av dokument relaterade till aktieägarstrukturen

En av de mest grundläggande funktionerna som en notarius publicus fyller är att bevittna och intyga underskrifter på dokument som rör aktieägarstrukturen. Det kan exempelvis röra sig om aktieägaravtal, beslut om aktieägartillskott, överlåtelseavtal eller förändringar i bolagsordningen som påverkar ägarförhållandena. Genom att bevittna underskrifterna på dessa dokument säkerställer notarius publicus att de är giltiga och att de har utförts på ett korrekt sätt.

Notarius publicus intygar också att underskrifterna görs frivilligt och utan otillbörlig påverkan, vilket ger ytterligare säkerhet om dokumentens äkthet och giltighet. Detta kan vara särskilt viktigt vid konflikter eller i situationer där aktieägare behöver bekräfta sin ägarandel och rättigheter.

Autentisering av aktieägarregister och dokument

Vid upprättandet av en aktieägarregister eller andra dokument som styrker aktieägarnas rättigheter, till exempel förteckningar över aktier eller aktiebok, kan en notarius publicus autentisera dessa handlingar. Det innebär att notarius publicus intygar att dokumenten korrekt återger de faktiska förhållandena när det gäller ägarstruktur och att de stämmer överens med originalhandlingar. Detta kan vara nödvändigt för att säkerställa att aktieägarstrukturen är korrekt vid exempelvis företagsöverlåtelser, vid kapitalanskaffning eller i samband med juridiska tvister.

Intygande av bolagsordning och ändringar

För företag där aktieägarnas fördelning och rättigheter är reglerade i bolagsordningen, kan en notarius publicus intyga att bolagsordningen är korrekt och att eventuella ändringar av aktieägartillskott, ägarfördelning eller aktieöverföringar har genomförts enligt lag. Om företaget ska göra ändringar i ägarstrukturen, exempelvis genom att emittera nya aktier, genomföra en aktieuppdelning eller en kapitalökning, kan notarius publicus spela en roll i att intyga att beslutet om dessa förändringar är fattat i enlighet med aktieägarnas beslut och gällande rätt.

Bekräftelse av ägarförhållanden vid transaktioner

Vid större affärstransaktioner, som exempelvis aktieöverlåtelser, fusioner eller förvärv, kan det vara nödvändigt att intyga och bekräfta ägarförhållandena innan transaktionen kan genomföras. En notarius publicus kan här intyga aktieägarnas andelar och bekräfta att alla juridiska krav är uppfyllda. Detta säkerställer att överföringen av aktier sker på ett korrekt och lagligt sätt, och att alla parter i transaktionen är korrekt identifierade och legitima ägare.

Stöd vid internationella transaktioner och tvister

När aktieägarstrukturer ska användas i internationella sammanhang eller vid tvister kan det vara avgörande att dokumenten som rör aktieägandet är legitimerade och legaliserade för att kunna användas i andra länder. Notarius publicus kan intyga att de handlingar som rör aktieägarstrukturen, såsom aktieböcker eller bolagsordningar, är autentiska och i enlighet med gällande lagar. I vissa fall kan detta innebära att dokumenten ska legaliseras för att de ska vara giltiga utomlands, vilket notarius publicus kan assistera med.

Skydd mot bedrägeri och förfalskning

En viktig aspekt vid upprättandet av aktieägarstrukturer är att förhindra förfalskning och andra bedrägerier som kan ske i samband med ägaröverföringar. Notarius publicus, genom att intyga dokumentens riktighet och autenticitet, bidrar till att skapa ett extra skydd för både aktieägarna och företaget. Detta är särskilt relevant vid aktieöverlåtelser eller vid tvister om ägande, där det är viktigt att den faktiska ägarstrukturen kan bekräftas och att alla handlingar är juridiskt bindande.